Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, rokiem obrotowym jest co do zasady rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Ustawa o rachunkowości dopuszcza, aby – w zależności od daty rozpoczęcia działalności – pierwszy rok obrotowy (tj. ten, w którym jednostka rozpoczęła działalność) był dłuższy lub krótszy niż 12 miesięcy. Ponadto ustawa o rachunkowości określa że możliwa jest zmiana roku obrotowego – wówczas pierwszy rok obrotowy po zmianie powinien być dłuższy niż 12 miesięcy.

Rok obrotowy (data początku i końca roku obrotowego) jest określany w statucie lub umowie, na podstawie którego jednostka została utworzona. Dla swojej skuteczności, zmiana umowy (statutu) jednostki, która podlega wpisowi do KRS, obejmująca zmianę roku obrotowego, wymaga zatem zgłoszenia do sądu rejestrowego.

Informacja o dniu kończącym rok obrotowy jednostki dodatkowo podlega ujawnieniu we właściwym rejestrze KRS (pole do dokonania wpisu jest przewidziane w Rubryce 5 Działu 3). Uzasadnieniem obowiązku ujawniania daty dnia kończącego rok obrotowy w KRS jest zapewnienie sądom rejestrowym możliwości zautomatyzowanej weryfikacji, czy podmioty wpisane do KRS wypełniły obowiązki sprawozdawcze.

Opisy pól w rejestrach Krajowego Rejestru Sądowego są jednak na tyle nietrafne, że w odpisie (zarówno aktualnym, jak i pełnym) pole w Rubryce 5 Działu 3. jest oznaczone jako: „Dzień kończący pierwszy rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie finansowe”. W taki sam sposób zostały oznaczone pola w formularzu o wpisanie podmiotu do KRS oraz o zmianę danych podmiotu w KRS – dotyczy to zarówno formularzy składanych za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, jak i formularzy składanych w formie papierowej (która to forma jest nadal dopuszczalna dla wybranych podmiotów). Taki opis sugeruje, że w KRS ujawnia się jedynie datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy jednostki.

Tymczasem zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 listopada 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach, we wspomnianej Rubryce 5 Działu 3. wpisuje się zarówno datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, w którym jednostka rozpoczęła działalność, a w razie połączenia przez jednostkę, która rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku obrotowego, ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny – datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie.

W końcowych częściach poszczególnych przepisów wyznaczających treść wpisów w Rubryce 5 Działu 3. dla poszczególnych form prawnych podmiotów podlegających wpisowi do KRS, przywołane rozporządzenie określa, że w przypadku zmiany roku obrotowego, w Rubryce 5 Działu 3 należy wpisać datę dnia kończącego rok obrotowy po zmianie.

Wbrew zatem dosłownemu brzmieniu opisu pól w formularzu odpisu z KRS oraz we wnioskach rejestrowych, pierwszy rok obrotowy nie musi oznaczać pierwszego roku obrotowego (rozumianego jako rok obrotowy, w którym jednostka rozpoczęła działalność), ale może także obejmować pierwszy rok obrotowy po dokonaniu przez jednostkę zmiany roku obrotowego.

W jednej z prowadzonych spraw sąd rejestrowy powziął wątpliwości co tego, jakie dane powinny być ujawnione w Rubryce 5 Działu 3. W naszej sprawie referendarz sądowy wskazał bowiem, że w KRS należy ujawnić jedynie datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, w którym jednostka rozpoczęła działalność – opierając się na pierwszej części przepisów określających zawartość Rubryki 5 Działu 3. Dzięki argumentacji opartej na wnikliwej analizie przepisów określających zasady prowadzenia rejestrów oraz treść wpisów w rejestrach KRS, po rozpoznaniu skargi uzyskaliśmy potwierdzenie, że nasze stanowisko (oparte o dosłowne brzmienie rozporządzenia) jest prawidłowe a złożony wniosek o ujawnienie daty kończącej pierwszy rok obrotowy po jego zmianie został uwzględniony.

Przedmiotowych wątpliwości można było w prosty sposób uniknąć na poziomie systemowym. Wystarczyło zmienić nazewnictwo pól w rejestrach KRS, na przykład poprzez wykreślenie słowa „pierwszy” w Rubryce 5 Działu 3. Wprowadzenie takiej zmiany ułatwiłoby jednostkom objętym obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych precyzyjne określenie zakresu zmian, które jednostki te powinny zgłaszać sądowi rejestrowemu po dokonaniu zmiany roku obrotowego.