Ile zajmuje dokonanie wpisu w KRS? Jak długo trzeba czekać na zarejestrowanie spółki w KRS? Z takimi pytaniami spotykamy się bardzo często – szczególnie przy zawiązywaniu nowych spółek, gdy Klienci chcą zorientować się, kiedy mogą rozpocząć działalność jako „pełnoprawna” spółka. Bo o ile przed wpisem do rejestru spółki kapitałowe (funkcjonujące jako spółki w organizacji) mogą prowadzić działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często wolą wstrzymać się z rozpoczęciem działalności z przyczyn organizacyjnych (np. trudniejsze procedury otwarcia rachunku bankowego, czy też  konieczność samodzielnego składania zgłoszeń rejestracyjnych do naczelnika właściwego urzędu skarbowego czy do GUS w celu uzyskania numerów NIP i REGON).

Mogłoby się wydawać, że odpowiedzi na powyższe pytania udziela sam ustawodawca. Zgodnie z art. 20a ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym („Ustawa o KRS”) określa, że Wniosek o wpis sąd rejestrowy rozpoznaje nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. W przypadku spółki założonej w tzw. systemie S24, wniosek o wpis powinien być rozpoznany w jeszcze krótszym – jednodniowym – terminie (art. 20a ust. 2 Ustawy o KRS). Celem uniknięcia wątpliwości, w tym miejscu należy wyjaśnić, że przez pojęcie wpisu należy rozumieć także zmianę wpisu istniejącego w KRS, ujawnienie wzmianki w KRS i wykreślenie z KRS.

Ustawodawca wprowadza dwa wyjątki od ww. terminów (art. 20a ust. 3 Ustawy o KRS) – jeżeli konieczne jest wezwanie do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu (najczęściej chodzi o braki formalne wniosku), to wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę. Drugi wyjątek dotyczy sytuacji raczej nie spotykanej w praktyce w postępowaniu o dokonanie wpisu, a mianowicie konieczności wysłuchania uczestników lub przeprowadzenia rozprawy – kiedy to wniosek powinien być rozpoznany w terminie miesiąca.

Przywołane przepisy mogłyby sugerować, że postępowanie o dokonanie wpisu w KRS powinno być bardzo szybkie. Niejednokrotnie jednak teoria mija się z praktyką. Wskazane w Ustawie o KRS terminy rozpoznania wniosków są bowiem terminami instrukcyjnymi, co oznacza, że de facto nie są wiążące dla sądu rejestrowego. Upływ terminu nie stanowi tzw. milczącego załatwienia sprawy, w szczególności nierozpoznanie wniosku w takim instrukcyjnym terminie nie jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. Oczywiście terminy (nawet instrukcyjne) nie powinny być przez sąd rejestrowy ignorowane – ich niedochowanie może w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością na płaszczyźnie dyscyplinarnej, co jednak nie wpływa na sytuację wnioskodawców.

W praktyce dostrzegamy, że od czasu nałożenia na podmioty wpisane (lub wpisywanych) do rejestru przedsiębiorców obowiązku składania wniosków w postępowaniu rejestrowym wyłącznie w postaci elektronicznej, okres rozpoznawania wniosków zasadniczo uległ skróceniu. Szczególnie w postępowaniach o rejestrację nowych podmiotów w KRS wnioski bardzo często są rozpoznawane jeszcze przed upływem terminu instrukcyjnego wynikającego z Ustawy o KRS.

Nie zmienia to faktu, że nie ma żadnej reguły, która pozwalałaby nam oszacować czas trwania postępowania o dokonanie wpisu w KRS. Dla zobrazowania problemu możemy powołać przykład polskiej grupy kapitałowej obejmującej wiele spółek, w których nastąpiły zmiany w składzie zarządów oraz rad nadzorczych. W celu ujawnienia zmian w KRS złożyliśmy szereg wniosków o dokonanie wpisów – wszystkie były rozpoznawane w obrębie jednego wydziału tego samego sądu. Część wniosków została rozpatrzona jedynie nieznacznie po upływie terminu instrukcyjnego (przy czym rozpoznanie wniosku trwało 5 dni roboczych), część po upływie ok. 3 tygodni, a jeden z wniosków był rozpatrywany ok. 2,5 miesiąca – mimo, że zakres wszystkich wniosków był tożsamy.

Przedstawiony przykład jednoznacznie pokazuje, że nie jest możliwe oszacowanie jak długo będzie rozpoznawany konkretny wniosek o dokonanie wpisu w KRS, a złożenie prawidłowego i kompletnego wniosku nie oznacza, że zostanie on rozpoznany w ustawowym 7-dniowym terminie.

Pewne okoliczności (takie jak brak obywatelstwa unijnego osób powoływanych do składu organów podmiotu, co przekłada się na dłuższy proces weryfikacji przez sąd rejestrowy danych o karalności) mogą wpływać na długość postępowania rejestrowego. Najczęściej kluczowe znaczenie będzie mieć jednak obłożenie referatu (liczba spraw przypisana do rozpoznania przed konkretnego referenta), bezpośrednio wpływające na czas rozpatrywania kolejno wpływających wniosków.

Pozytywną informacją jest, że w przypadku przedłużającego się okresu rozpoznania wniosku, sądy rejestrowe często zwiększają tempo procedowania po złożeniu prośby o przyspieszenie rozpatrzenia wniosku (w tym celu, z biegiem czasu, w Portalu Rejestrów Sądowych został nawet utworzony odrębny formularz pisma) – tym niemniej, mając na uwadze jednoznaczne brzmienie art. 20a Ustawy o KRS, sytuacje wymagające wniosku o przyspieszenie rozpoznania sprawy w istocie nie powinny mieć miejsca.