Co do zasady jednym z wymogów formalnych wniosku o zarejestrowanie spółki kapitałowej w rejestrze przedsiębiorców jest dołączenie oświadczenia wszystkich członków zarządu (obligatoryjnie podpisanego osobiście przez wszystkich członków zarządu, nie jest dopuszczalne złożenie oświadczenia przez pełnomocnika), że:

• w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników,
• w prostej spółce akcyjnej – wkłady na pokrycie akcji zostały wniesione w części przewidzianej w umowie spółki,
• w spółce akcyjnej – wymagane statutem wpłaty na akcje oraz wkłady niepieniężne zostały dokonane zgodnie z prawem, jak również (jeżeli statut przewiduje pokrycie kapitału zakładowego wkładami niepieniężnymi po rejestracji spółki) wniesienie wkładów niepieniężnych do spółki jest zapewnione zgodnie z postanowieniami statutu przed upływem roku po zarejestrowaniu spółki.

Co do zasady analogiczne wymogi znajdują zastosowanie do wniosku o wpisanie w rejestrze podwyższenia kapitału zakładowego (emisji nowych akcji). Na zasadzie wyjątku oświadczenia o wniesieniu wkładów nie składa się w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli podwyższenie kapitału jest dokonywane ze środków spółki, tj. z utworzonych z zysku spółki kapitału zapasowego lub kapitałów (funduszy) rezerwowych.

Niejednokrotnie po utworzeniu spółki wspólnicy wychodzą z założenia, że złożenie wymaganego oświadczenia jest jedynie wymogiem formalnym dla zarejestrowania spółki w KRS, niemającym istotnego znaczenia. Nic bardziej mylnego!

W rzeczywistości złożenie przez zarząd nieprawdziwego oświadczenia może wywoływać istotne skutki finansowe (i nie tylko) dla członków zarządu. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych („k.s.h.”), jeżeli członkowie zarządu umyślnie lub przez niedbalstwo podali fałszywe dane w oświadczeniu, odpowiadają oni solidarnie ze spółką wobec jej wierzycieli przez okres 3 lat licząc od dnia:

• zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub zarejestrowania podwyższenia jej kapitału zakładowego w takiej spółce,
• zarejestrowania prostej spółki akcyjnej lub zarejestrowania emisji nowych akcji takiej spółki,
• zarejestrowania spółki akcyjnej lub zarejestrowania podwyższenia jej kapitału zakładowego.

Podkreślenia wymaga, że dla ustalenia ewentualnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki, rozstrzygający będzie stan w dacie złożenia oświadczenia – co oznacza, że późniejsze wniesienie wkładu pozostaje bez wpływu na odpowiedzialność członka zarządu.

Po upływie trzyletniego terminu wygasa prawo wierzyciela do żądania zaspokojenia roszczenia przez członków zarządu. Orzecznictwo wyjaśnia, że celem takiej solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki kapitałowej jest zapobieżenie możliwości czerpania przez zarząd korzyści z własnych zaniedbań (działań bezprawnych), a w konsekwencji zapewnienie wierzycielom możliwości dochodzenia roszczeń również w sytuacji, gdy spółka de facto już w chwili rejestracji w KRS pozostaje niewypłacalna.

Ponieważ wspomniane na wstępie oświadczenia składają wszyscy członkowie zarządu (rady dyrektorów – jeżeli w prostej spółce akcyjnej została ustanowiona rada dyrektorów, a nie zarządu), to z oczywistych względów rozważaną odpowiedzialność mogą ponosić wyłącznie członkowie zarządu i nie można jej przypisywać np. prokurentom czy członkom rady nadzorczej spółki.

Dla porządku należy wspomnieć, że opisywana odpowiedzialność członków zarządu (rady dyrektorów) jest odpowiedzialnością wobec wierzycieli spółki kapitałowej (podstawą odpowiedzialności jest art. 291, art. 300¹²³ lub 479 k.s.h. – w zależności od rodzaju spółki) za jej zobowiązania. Nie jest to odpowiedzialność wobec samej spółki za wyrządzoną jej szkodę (chociaż oczywiście nie można z góry wykluczać, że w konkretnym przypadku taka odpowiedzialność nie mogłaby być także rozpatrywana).

Inaczej niż ma to miejsce w przypadku odpowiedzialności w oparciu o art. 299 k.s.h., odpowiedzialność członków zarządu na podstawie art. 291, art. 300¹²³ lub 479 k.s.h. nie ma charakteru subsydiarnego. Oznacza to, że wierzyciele spółki mogą dochodzić spełnienia zobowiązań spółki bezpośrednio od członków zarządu nawet bez konieczności wykazywania bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce – a zatem także jeżeli spółka dysponuje wystarczającym majątkiem (nie jest konieczne spełnienie przesłanki bezskuteczności egzekucji wobec spółki). Co więcej, dla możliwości dochodzenia roszczeń od członków zarządu nie ma znaczenia to, czy wierzyciel poniósł jakąkolwiek szkodę w związku z zamieszczeniem nieprawdziwych danych w oświadczeniu o wniesieniu wkładów.

W konsekwencji, w razie złożenia nieprawdziwego oświadczenia, wierzyciele spółki we wskazanym wyżej okresie mogą dochodzić spełnienia zobowiązań od spółki oraz członków zarządu (od wszystkich tych podmiotów łącznie, od kilku z nich lub od każdego z osobna – wedle uznania wierzycieli).

Sankcja za złożenie nieprawdziwego oświadczenia może być bardzo dotkliwa (brak limitu kwotowego odpowiedzialności członków zarządu), a przy tym nie jest zależna od stopnia nieprawdziwości (tj. niezależnie w zakresie jakiej kwoty oświadczenie jest nieprawdziwe, odpowiedzialność członka zarządu jest nieograniczona i może znacząco przekraczać „brakującą” sumę).

W piśmiennictwie przyjmuje się, że odpowiedzialność członków zarządu może mieć zastosowanie w odniesieniu do wszystkich „osobistych” długów spółki (niezależnie od ich podstawy prawnej, a zatem zobowiązania umowne, wynikające z czynu niedozwolonego, czy też zobowiązania publicznoprawne) powstałe po rejestracji spółki (lub rejestracji podwyższenia kapitału zakładowego/emisji nowych akcji) – zarówno pieniężne, jak również (choć egzekucja ich spełnienia może być znacznie utrudniona) niepieniężne. Odpowiedzialność członków zarządu nie będzie jednak zachodzić w odniesieniu do tych długów, za które spółka ponosi odpowiedzialność jako długi cudze (np. odpowiedzialność w związku z obciążeniem hipotecznym, jeżeli dłużnikiem osobistym jest podmiot inny niż spółka).

Z perspektywy wierzyciela, celem dochodzenia roszczeń od członków zarządu spółki konieczne jest wykazanie winy (umyślność lub niedbalstwo) członka zarządu w podaniu fałszywych danych w oświadczeniu. W praktyce orzecznictwo sprowadza ustalenie winy do rozważenia, czy składając oświadczenie członkowie zarządu dochowali należytej staranności poprzez odpowiednie zbadanie, czy wkłady zostały rzeczywiście wniesione w wymaganej wysokości. Co więcej, piśmiennictwo wskazuje, że odpowiedzialność członków zarządu może zachodzić również w przypadku pozornego wniesienia wkładu (tj. wniesienia tylko w celu umożliwienia złożenia oświadczenia, a następnie cofnięcia, zwrotu wkładu wspólnikowi). Członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że nie można mu zarzucić nieprawidłowego postępowania – jak jednak wskazuje piśmiennictwo, nie jest to proste zadanie: dość trudnym byłoby wykazanie, że mimo dochowania należytej staranności członek zarządu nie mógłby uniknąć złożenia nieprawdziwego oświadczenia.

Oczywiście, to czy członek zarządu, który złożył oświadczenie zawierające nieprawdziwe dane, zostanie ostatecznie pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej jest uzależnione od decyzji wierzyciela: czy skorzysta on z przysługujących mu uprawnień, czy też poprzestanie do dochodzenia roszczeń wyłącznie od spółki.

Jak teoria w zakresie możliwości ponoszenia odpowiedzialności ma się do praktyki funkcjonowania spółek? Niejednokrotnie spotykamy się z pytaniami – szczególnie jeżeli wspólnicy zawiązują pierwszą spółkę kapitałową – czy wniesienie wkładu jest na pewno konieczne, czy nie można poprzestać na podpisaniu oświadczenia, że wkłady zostały wniesione. Należy wskazać, że takie zachowanie jest niedopuszczalne i może skutkować odpowiedzialnością cywilnoprawną (ale nie można wykluczyć również odpowiedzialności karnej – w szczególności za czyn z art. 587 k.s.h., tj. ogłaszanie/przedstawianie nieprawdziwych danych, zagrożony karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2, a w konkretnych okolicznościach nie można wykluczać również odpowiedzialności za stypizowane w Kodeksie karnym czyny np. oszustwa, poświadczenia bądź wyłudzenia poświadczenia  w dokumencie nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne, czy użycia dokumentu poświadczającego nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne) osób składających oświadczenia niezgodne ze stanem rzeczywistym.

Jednym przypadkiem, kiedy nie zachodzi (choć bardziej prawidłowym jest wskazanie, że jest on nieznacznie odroczony, bowiem wniesienie wkładów jest jednym z warunków powstania spółki kapitałowej) obowiązek dołączenia do wniosku o rejestrację spółki z o.o. jest rejestracja spółki z o.o. założonej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (tzw. S24). Również w takim przypadku wkłady muszą zostać wniesione, a zarząd spółki musi złożyć do sądu rejestrowego oświadczenie o wniesieniu (w całości) wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, jednak oświadczenie to może zostać złożone najpóźniej w terminie 7 dni od dnia wpisania spółki do KRS.

Podobnie – statut spółki akcyjnej może przewidywać, że wniesienie wkładów niepieniężnych ma nastąpić po zarejestrowaniu podwyższenia kapitału – a zatem dopuszczalna jest sytuacja, kiedy wkłady te nie są wniesione w dacie złożenia wniosku do KRS, jednak w takim przypadku konieczne jest zapewnienie, że w określonym terminie nastąpi przejście tych wkładów na spółkę.

Mając zatem na względzie zakres odpowiedzialności związanej ze złożeniem nieprawdziwego oświadczenia o wniesieniu wkładów, osoby składające takie oświadczenie powinny zawsze (przed złożeniem oświadczenia) upewniać się, że składane oświadczenie jest zgodne ze stanem rzeczywistym. Nie zmienia tego fakt, że – pomijając spółki akcyjne – sąd rejestrowy co do zasady nie weryfikuje prawdziwości oświadczenia (tj. nie wymaga przedłożenia dokumentów potwierdzających wniesienie wkładów). Fakt weryfikacji (lub jej braku) prawdziwości oświadczenia nie ma bowiem żadnego znaczenia dla możliwości pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności. Należy podkreślić, że odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych danych w oświadczeniu nie można rozpatrywać jedynie jako teoretycznej instytucji prawnej, bowiem w tego typu sprawach zapadały wyroki zarówno cywilne jak i karne, które stwierdzały odpowiedzialność za złożenie nieprawdziwego oświadczenia.

Na koniec warto wspomnieć, że w piśmiennictwie wyrażane są pewne postulaty co do zrelatywizowania zakresu odpowiedzialności cywilnoprawnej wynikającej ze złożenia nieprawdziwego oświadczenia o wniesieniu wkładów, w szczególności biorąc pod uwagę, że zakres uchybienia członka zarządu w istocie jest ograniczony co najwyżej do wysokości umówionych wkładów. Członek Zarządu dochowując należytej staranności powinien bowiem zweryfikować fakt wniesienia wkładów i tylko w tym zakresie ewentualny uszczerbek w majątku wierzyciela pozostaje w związku z uchybieniem członka zarządu. Jeżeli zaś wierzyciel pozwala spółce zaciągnąć zobowiązania na wyższe kwoty, to i tak musi liczyć się z ryzykiem nieuzyskania zaspokojenia – w takiej sytuacji, choć nie pozostaje on bez środków ochrony prawnej, nie może on (bez konieczności wykazywania bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce) dochodzić zaspokojenia roszczeń solidarnie od członków zarządu i spółki. Obecnie, kwestia ograniczeń odpowiedzialności z art. 291, art. 300¹²³ lub 479 k.s.h. pozostaje jednak jedynie postulatem, zaś odpowiedzialność w ww. zakresie pozostaje nieograniczona kwotowo.