Czy powszechnie stosowana magiczna klauzula „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w procesie rekrutacji” jest konieczna, by móc rozpatrywać CV przesłane przez kandydata? 

Co w sytuacji, jeśli kandydat nie zamieści przytoczonej klauzuli w swojej aplikacji? Czy takiego kandydata należy już na wstępie odrzucić?

Warto zwrócić uwagę, że zgoda jest jedną z kilku podstaw przetwarzania danych wskazanych w RODO. Poza zgodą, pracodawca dane osobowe może przetwarzać również na podstawie przepisu prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) czy też uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Jeśli chodzi o dane osobowe zawarte w aplikacji kandydata, to zgoda kandydata na ich przetwarzanie wcale nie musi być wymogiem. Zgodnie art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4. wykształcenie;
5. kwalifikacje zawodowe;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Na przetwarzanie tych danych nie jest więc potrzebna zgoda kandydata, ponieważ podstawą ich przetwarzania jest przepis prawa (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit c RODO). Wskazanie tych danych bez zawarcia klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych nie może mieć wpływu na możliwość przejścia kandydata do dalszego etapu rekrutacji. Warto również zwrócić uwagę, że dane wskazane w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy są wystarczające, by podjąć decyzję o chęci nawiązania kontaktu z kandydatem czy też zaproszenia na spotkanie.

Przy okazji należy zauważyć, że pracodawca może zbierać dane o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, czy też przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tylko gdy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zatem, mimo że przepis prawa pozwala pracodawcy na zbieranie tych danych, pracodawca powinien dokonać oceny, czy faktycznie wszystkie wymienione dane są niezbędne podczas rekrutacji na dane stanowisko.

Co jednak z danymi, które nie mieszczą w się w katalogu wskazanym w art. 22¹  § 1 kodeksu pracy? Na przykład, gdy kandydat zamieszcza w swoim CV zdjęcie?

W takim przypadku pracodawca może przetwarzać wizerunek kandydata właśnie na podstawie zgody kandydata, co jest dozwolone na podstawie art.  22^1a § 1 kodeksu pracy. Co istotne, kandydat w swoim CV wcale nie musi zamieszczać klauzuli wyrażającej zgodę na przewarzanie jego wizerunku. Należy przyjąć, że skoro kandydat umieścił w aplikacji swoje zdjęcie, to zgadza się on, by pracodawca przetwarzał jego wizerunek. Zgoda na gruncie RODO może zostać wyrażona w formie „wyraźnego działania potwierdzającego” (art. 4 pkt 11 RODO).

Co jednak najistotniejsze nie tylko przy rekrutacji, lecz również w trakcie zatrudnienia, to na gruncie prawa ochrony danych osobowych, uważa się, że zgoda w relacjach pracowniczych praktycznie nigdy nie jest dobrowolna, ponieważ pracownicy zdecydowanie rzadko mogą całkowicie swobodnie udzielić zgody lub cofnąć zgodę, co wynika z zależności wpisanej w stosunek pracy między pracodawcą a pracownikiem.

Dlatego zgoda powinna być stosowana tylko w wyjątkowych okolicznościach, a brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika będącego w stosunku pracy.

Podsumowując:

Jeśli kandydat sam zechce podzielić się w swoim CV danymi wykraczającymi poza katalog wskazany w Kodeksie pracy, to pracodawca może przetwarzać te dane na podstawie zgody kandydata. Taka zgoda może być wyrażona w sposób dorozumiany przez samo zamieszczenie danych w aplikacji. Natomiast z dużą ostrożnością należy podchodzić do żądania od kandydata danych niewymienionych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, które pracodawca chce przetwarzać na podstawie zgody kandydata. Zgoda jako podstawa przetwarzania danych w stosunkach pracy jest dopuszczalna, natomiast należy mieć na uwadze, że będzie to odpowiednia podstawa jedynie tam, gdzie jest to niezbędne i adekwatne dla realizacji konkretnych, uzasadnionych celów pracodawcy.