Nieodłącznym elementem związanym z zatrudnieniem pracowników w przedsiębiorstwie pozostaje przetwarzanie ich danych osobowych. Coraz większego znaczenia nabiera wizerunek pracownika, który staje się wizytówką firmy. Wizerunek pracownika wykorzystywany jest na stronie internetowej pracodawcy, nierzadko też pracodawcy dokumentują wydarzenia z życia przedsiębiorstwa takie jak szkolenia, targi, umieszczając zdjęcia pracowników na stronie internetowej, czy też w mediach społecznościowych. Coraz większej popularności nabierają filmy promocyjne z udziałem pracowników, czy też broszury lub foldery reklamowe prezentowane choćby na targach branżowych. Wykorzystanie wizerunku pracownika staje się nieodłącznym elementem budowania marki.

Zgoda pracownika jako podstawa prawna wykorzystania jego wizerunku

Przedsiębiorca nie może swobodnie dysponować wizerunkiem pracownika, powinien to robić w oparciu o podstawą prawną.  Powszechnie stosowaną podstawą przetwarzania wizerunku pracownika jest jego zgoda, wymagana przepisami prawa autorskiego, jak i ochrony danych osobowych. Zgoda wydaje się również najprostszą formą legalizacji upubliczniania wizerunku pracownika.

Natomiast z punktu widzenia realizacji celów pracodawcy, a więc możliwości skorzystania z wizerunku pracownika przez pewien czas, określony celem gospodarczym, zgoda na podstawową wadę -pracownik może w każdej chwili wycofać zgodę i wówczas pracodawca zmuszony jest zaprzestać upubliczniania wizerunku pracownika. Pracodawcy nie wolno postąpić inaczej nawet jeśli uzna, że odmowa pracownika jest nieracjonalna i sprzeczna z interesami pracodawcy.

Wycofanie przez pracownika zgody rodzi konkretne konsekwencje. O ile usunięcie zdjęcia pracownika ze strony internetowej nie nastręcza większych trudności, jak również nie wiąże się z nadmiernymi kosztami dla pracodawcy (choć nierzadko bywa żmudną pracą wymagającą prześledzenia zamieszczanych materiałów i „wyłapania” zdjęć pracownika), tak wycofanie zgody na upublicznienie wizerunku w broszurach czy folderach reklamowych przygotowanych np. na targi branżowe może być bardzo kłopotliwe. Nie dość, że pracodawca poniósł koszty związane z wyprodukowaniem materiałów, to nietrudno sobie również wyobrazić sytuację, w której pracownik wycofuje zgodę przysłowiowo „za pięć dwunasta” przed konferencją czy szkoleniem organizowanym przez przedsiębiorcę, w pewnym zakresie paraliżując planowane przedsięwzięcie.

Co zamiast zgody?

Mając na uwadze wskazane wyżej problemy związane ze zgodą, warto rozważyć inną podstawę prawną wykorzystania wizerunku pracownika przez pracodawcę.

Przygotowując się do produkcji profesjonalnych materiałów wykorzystujących wizerunek pracownika, która wiąże się ze znacznymi kosztami, jest też czasochłonna, najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zawarcie z pracownikiem odpłatnej umowy na wykorzystanie jego wizerunku (np. w folderze reklamowym). Zgodnie bowiem z art. 81 ust. 1 ustawy o prawach autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku nie wymaga zezwolenia, jeśli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie i nie uczyniła wyraźnego zastrzeżenia wyłączającego zgodę na jego rozpowszechnienie. Prawo pracy nie stanowi przeszkody do zastosowania takiego rozwiązania w relacji pracodawca- pracownik.

Należy jednak pamiętać, że zapłata za pozowanie powinna stanowić odrębne wynagrodzenie. Nie można przyjąć, że wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika w związku ze świadczeniem przez niego pracy obejmuje również wynagrodzenie za wykorzystanie jego wizerunku.  

W sytuacji, gdy pracodawca zawarł umowę z pracownikiem, dotyczącą wykorzystania jego wizerunku, także na gruncie przepisów RODO podstawą przetwarzania tych danych osobowych pracownika nie będzie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która mogłaby być w każdym czasie wycofana, a będzie to odrębna umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), której stroną jest pracownik.

Przygotowując taką umowę warto zadbać by został w niej określony cel, w jakim wizerunek ma zostać wykorzystany (np. w drukowanych broszurach promocyjnych lub informacyjnych), sposób (np. wykorzystanie fotografii twarzy lub całej sylwetki) oraz czas, na jaki umowa ma być zawarta.

Takie rozwiązanie daje gwarancję możliwości wykorzystania materiału zawierającego wizerunek pracownika w określonym celu, zabezpiecza przed nagłą zmianą zdania przez pracownika i jest przede wszystkim opłacalne z biznesowego punktu widzenia.

(*) RODO oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE